강세호 < 유니텔 사장 >

디지털 세상을 맞으면서 각종 보고나 결재 등 커뮤니케이션 수단도 큰 변화를 일으키고 있다.

회사마다 인트라넷을 통한 전자결재나 e메일(전자우편)보고가 일반화되고 있는 추세이며 그 편리함도 이루 말할 수 없을 정도다.

그러나 예전에 쓰던 문서보고 양식을 그대로 e메일로만 옮긴다면 편리함이 반감될 수 밖에 없다.

하루에 적게는 50건,많게는 1백건의 e메일 보고를 받다 보면 모든 것을 자세하게 들여다 볼 시간이 없기 때문이다.

디지털 시대에 걸맞는 보고방법으로는 몇가지를 꼽을 수 있다.

첫째는 제목에 핵심내용(키워드)을 넣어야한다는 점이다.

"루틴한" 보고라는 인상을 줘서는 곤란하다.

예컨대 "전략기획팀 주간업무 보고"라는 제목의 보고를 받게 되면 "매주 하는 것이구나" 하는 생각이 앞서게 된다.

관심있게 열어보지 않을 것은 당연하다.

둘째는 보고서 첫 화면에 모든 요점이 나오게 정리하는 일이다.

요점이 없이 5~10장 분량의 첨부문서를 달아 놓으면 몇번을 클릭해야 내용을 알 수 있게 된다.

2번 이내의 클릭만으로 주요내용을 파악할 수 있게 처리하는 것이 중요하다.

e메일로 보고하든 전자결재를 이용하든 마찬가지다.

한 화면에 요점이 나오게 하고 나머지 자세한 것은 첨부 등으로 처리하는 것이 요령이다.

또한 요즘같은 모바일(이동통신) 시대엔 짧은 메시지로 보고하는 일이 더욱 긴요하다.

PDA(개인휴대단말기) 등을 통해 보고할 경우엔 간결하게 요점을 정리할 수 있는 "스킬"이 필요하다고 할 수 있다.

셋째는 보고채널을 일원화하는 일이 중요하다는 점이다.

결재권자가 여러개의 e메일주소를 사용하고 있더라도 보고용으로는 한개를 선택해 집중될 수 있도록 하는 것이 바람직하다.

여러개를 이용하다 보면 일일이 챙기고 확인하기가 어려워 중요한 보고를 놓칠 우려가 있기 때문이다.

이처럼 사소한 부분들이지만 조금씩만 신경을 쓰면 디지털 시대에 따른 커뮤니케이션의 편리함에 효율성도 더해질 것이다.