재미없는 프레젠테이션(PT)을 듣는 것처럼 따분한 것은 없다. 비단 PT만이 아니다. 회의도 마찬가지다. 내용도,결론도 없이 시간만 끄는 회의에 참석하는 것도 지겨운 것은 똑같다. 그렇다면 재미있고 실속있고 생산성있는 회의의 요령은 무엇일까. 화술 경영학 박사인 윤치영씨가 지은 '회의의 기술'이란 책에서 비법을 살펴봤다.

①횟수가 아니라 방법이 문제다=회의가 많은 건 좋지 않다. 그렇지만 더욱 큰 문제는 방법이다. 모두가 침묵으로 일관하고 아무 결론도 내지 못하는 회의는 횟수가 아무리 많아봤자 효과가 없다.

②되도록 짧게 하고 참석자도 최소화하라=회의는 가능한 한 짧게 하고 꼭 필요한 사람만 참석토록 하는 게 좋다. 물론 끝장토론을 해야 할 경우나 조직원 모두가 참석해야 할 회의는 그 목적에 맞게 진행돼야 한다.

③정시에 시작해서 정시에 끝내라=정해진 시간대로 회의를 진행할 경우 참석자들은 결론을 내기 위해 집중하게 된다.

④목적 중심으로 진행하라=회의는 크게 세 가지로 나눌 수 있다. 정보를 공유하기 위한 것,의사결정을 위한 것,아이디어를 도출하기 위한 것 등이다. 회의를 시작하기 전 어떤 성격을 띠고 있으며,어떤 목적을 갖고 있는지를 분명히 하라.

⑤경청하는 분위기를 만들어라=주재자의 일방적 훈시로 채워지는 회의를 종종 볼 수 있다. 이렇게되면 회의 목적을 달성할 수 없게 된다. 톡톡튀는 아이디어를 얻으려면 자유로운 발표 분위기를 만들어줘야 한다. 직급이 낮은 사람부터 발언토록 하는 것도 좋은 방법이다.

⑥시끄럽게 하라=경청하는 분위기를 만들면 발언하는 것에 부담도 없어진다. 경우에 따라선 너도 나도 발언에 나서게 된다. 이들 중 회의 목적에 어긋나는 발언은 과감히 차단하되 가능한 한 아이디어를 기탄없이 말하도록 해야 된다. 그러다보면 회의가 시끄러워질 수 있지만 효과는 그만이다.

하영춘 기자 hayoung@hankyung.com

성공적인 PT 7계명

1.스토리텔링을 구성하라
2.반드시 '리허설'을 가져라
3.10개의 키워드를 암기하라
4.유머를 적절히 섞어라
5.청중과 함께 호흡하라
6.질문의 여지를 남겨라
7.가장 높은 지위의 청중을 활용하라