[金과장 & 李대리] '프리젠테이션 달인'의 비결‥효율적인 회의 기술
①횟수가 아니라 방법이 문제다=회의가 많은 건 좋지 않다. 그렇지만 더욱 큰 문제는 방법이다. 모두가 침묵으로 일관하고 아무 결론도 내지 못하는 회의는 횟수가 아무리 많아봤자 효과가 없다.
②되도록 짧게 하고 참석자도 최소화하라=회의는 가능한 한 짧게 하고 꼭 필요한 사람만 참석토록 하는 게 좋다. 물론 끝장토론을 해야 할 경우나 조직원 모두가 참석해야 할 회의는 그 목적에 맞게 진행돼야 한다.
③정시에 시작해서 정시에 끝내라=정해진 시간대로 회의를 진행할 경우 참석자들은 결론을 내기 위해 집중하게 된다.
④목적 중심으로 진행하라=회의는 크게 세 가지로 나눌 수 있다. 정보를 공유하기 위한 것,의사결정을 위한 것,아이디어를 도출하기 위한 것 등이다. 회의를 시작하기 전 어떤 성격을 띠고 있으며,어떤 목적을 갖고 있는지를 분명히 하라.
⑤경청하는 분위기를 만들어라=주재자의 일방적 훈시로 채워지는 회의를 종종 볼 수 있다. 이렇게되면 회의 목적을 달성할 수 없게 된다. 톡톡튀는 아이디어를 얻으려면 자유로운 발표 분위기를 만들어줘야 한다. 직급이 낮은 사람부터 발언토록 하는 것도 좋은 방법이다.
⑥시끄럽게 하라=경청하는 분위기를 만들면 발언하는 것에 부담도 없어진다. 경우에 따라선 너도 나도 발언에 나서게 된다. 이들 중 회의 목적에 어긋나는 발언은 과감히 차단하되 가능한 한 아이디어를 기탄없이 말하도록 해야 된다. 그러다보면 회의가 시끄러워질 수 있지만 효과는 그만이다.
하영춘 기자 hayoung@hankyung.com
성공적인 PT 7계명
1.스토리텔링을 구성하라
2.반드시 '리허설'을 가져라
3.10개의 키워드를 암기하라
4.유머를 적절히 섞어라
5.청중과 함께 호흡하라
6.질문의 여지를 남겨라
7.가장 높은 지위의 청중을 활용하라
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