요즘 미국에서는 컴퓨터단말기를 통한 전자식 회의가 새로운 회의방식으로
인기를 끌고있다.

보통 회의와는 달리 말이 필요없는 전자식회의는 시간과 경비를 줄일수
있고 회의결론에 용이하게 도달할 수 있다는 호평속에서 이를 도입하는
미국기업들이 늘어나고 있는 추세이다.

보잉 IBM 휴렛팩커드 AT&T등 내로라 하는 일류기업들이 컴퓨터화면을 통해
의견을 개진하고 결론을 도출해 내는 전자식 회의방식을 채택했다.

미국방부와 육군 연방항공국(FAA)등 정부기관들도 일반적인
구수회의 대신에 주로 전자식회의를 갖고있다.

이 전자식회의방식을 개발해 미국에 새로운 회의풍토를 심고있는 업체는
애리조나주에 있는 벤타나라는 회사. 회의를 능률적으로 수행할수 있는
컴퓨터소프트웨어를 개발하는 조그만 업체이다.

회사는 비록 작지만 "그룹시스템스"라는 전자식회의용 컴퓨터소프트웨어로
지금은 스타기업이 됐다.

애리조나대 컴퓨터공학교수이기도 한 제이 너나메이커 벤타나회장은
지난해 한 신문에서 미기업들의 구수회의가 매우 비효율적이라는 기사를
우연히 읽었다.

이 기사는 미기업및 정부의 회의실태에 관한 것으로 미국에서 일어나고
있는 모든 회의가 비생산적이고 소모적이라는 사실을 밝혀주는 것이었다.

미3M사부설 회의관리연구소가 조사한 미국내 회의실태를 실은 이기사는
미국기업체와 관공서에서 하루에 약 1천1백만번의 회의가 이루어지고
있으며 회의경비는 연간 30억달러나 된다는 내용이었다.

이 금액은 인사관련 예산의 15%에 해당하는 규모이다.

구수회의의 이같은 비효율성과 낭비성을 새삼 깨달은 벤타나회장은
회의참석자들이 모두 의견을 내놓고 회의를 신속하고 알맹이있게
진행시킬 수 있는 전자식회의프로그램의 개발에 나섰다. 1년여간의
노력끝에 그룹시스템스를 개발했다.

그룹시스템스는 간단한 전자식회의프로그램이다. 회의참석자들은 각자
자신의 컴퓨터단말기앞에 앉는다. 각 컴퓨터에는 회의주제와 관련된 모든
자료가 입력되어 있어 필요할경우에는 회의도중 언제든지 자료를 찾아볼
수 있다.

참석자들은 익명으로 자신의 의견을 컴퓨터에 입력하고 모든 의견들은
각자의 컴퓨터화면에 나타난다.

이 전자식회의의 장점은 매우 많다고 이프로그램사용자들은 말한다.

무엇보다 익명으로 의견을 내놓을수 있어 참석자들이 주위사람들의 시선을
의식하지 않고 하고 싶은 말을 할수있다. 따라서 회의때만 되면 꿀먹은
벙어리처럼 앉아 있다가 그냥 나가곤 하던 사람도 의견을 내놓게 된다.

또 구수회의에서는 상급자나 일부 몇몇 적극적인 사람들에 의해 회의가
주도되는 경우가 허다하다. 이에 반해 전자식회의에서는 여러사람이
동시에 의견을 내놓을 수 있고 이 의견들이 컴퓨터화면에 그대로
기록되기때문에 여러 의견이 짧은 시간안에 교환되며 소수의견도 다양하게
나올수 있다.

이밖에 익명이란 회의특성으로 인해 기발하면서도 회의주제와 다소
빗나가는 과감한 의견도 나오게 된다. 이를 통해 회의주재자는 새로운
사업에 대한 힌트나 참신한 아이디어를 얻을수 있는 기회가 구수회의에
비해 많다.

또하나 빼놓을수 없는 이점은 회의시작전에 관련자료가 컴퓨터에 모두
입력되어 있어 회의도중 자료를 찾아오는 것과 같은 시간낭비를 막을수
있다는 점이다. 회의내용을 별도로 기록해야 하는 번거로움도 없다.

한가지 문제점은 익명으로 의견이 개진되는 탓에 상급자나 회의주재자는
불손하고 과격한 발언에 대해 인내할수 있어야한다는 것이다. 그러나
이것도 좋게 보면 솔직한 의사표현이므로 상급자는 평상시 미처 깨닫지
못한 사실들을 알게되는 좋은 계기로 활용할수 있다고 휴렛팩커드사의
후디 캔드럴 정보기술매니저는 말한다.

보잉사는 그룹시스템스를 이용한 전자식회의를 도입한 이후 회의시간이
종래의 절반으로 줄어들면서도 회의결론을 이끌어내고 있다고 좋아해한다.

너나메이커 벤타나회장은 이 전자식회의의 강점을 "스피드,활발한
의견개진,그리고 높은 결론도출가능성"으로 요약하고 있다.

그는 전자식회의가 앞으로 모든 미국기업들에 전파될것이라고 자신한다.
전자식회의를 도입한 기업들도 그의 이같은 전망에 이의를 제기하지
않고있다.

<이정훈기자>