[정보관리 뉴패러다임 'EDMS'] 종이와 정보 500년 밀월 '끝'

다국적 기업인 듀퐁은 90년대 들어 전자문서관리시스템(EDMS)을 도입해
1시간이나 걸리던 정보 접근 시간을 5분으로 단축시켰다.

비즈니스 절차에 있어서도 효율성을 크게 높였다.

대법원은 최근 부동산 등기 전산화 시스템을 구축,서울 본원을 비롯해
구로 부천 광주 등 전국 7개 등기소에서 1차로 서비스에 들어갔다.

이 시스템 도입으로 길게는 1시간 이상 걸리던 등기부 발급시간이 5분으로
짧아졌다.

EDMS가 정보관리의 새로운 패러다임을 형성하며 비즈니스 환경에 일대
변혁을 가져오고 있다.

"종이없는 사무실(Paperless Office)"을 실현시키며 비용과 시간을 절감
하는 것은 물론 기업활동의 효율성까지 높이고 있는 것이다.

EDMS는 종이문서에 비해 물리적인 공간활용의 효율성을 높일 수 있고
신속한 정보검색 및 공유를 통해 기업의 생산성 향상을 가져올 수 있는
효과적인 수단으로 각광받고 있다.

글로벌 경제시대에 정보의 중요성은 계속해서 커지고 있다.

양질의 정보를 보다 빠르게 공유해 생산과 영업등에 활용하는 것이 경쟁력
을 높이는 수단이 되고 있다.

최근 기업들이 네트워크 환경을 잇따라 구축하고 있는 것도 이 때문이다.

인터넷과 인트라넷 등 네트워크 환경의 발달은 구텐버그 이후 5백년 이상
지속돼온 정보와 종이와의 함수관계를 무너뜨리고 있다.

전통적 문서형식에 디지털 개념을 도입하며 서서히 종이를 퇴출시키고 있는
것이다.

디지털도서관, 종합물류정보시스템(CALS), 전자문서교환(EDI), 전자상거래
(EC) 등이 도입되면서 종이문서는 점점 설 자리를 잃고 있다.

종전까지는 정보의 생성에 촛점을 맞췄던 기업들의 업무 프로세스 전산화가
정보의 공유에 의한 경쟁력 극대화로 방향을 바꾸고 있다.

사무활동 중 발생하는 정보의 90% 이상이 종이문서 또는 컴퓨터 작업에
따르는 전자문서의 형태로 생성되고 있다.

따라서 경영정보시스템(MIS) 그룹웨어 등 기존 단순 업무자동화 프로그램
으로는 페이퍼리스 오피스 구현이 어렵다.

아직도 기업에서는 하루에도 수백 수천장의 문서가 종이로 인쇄되고 있다.

네트워크의 발달로 업무는 디지털 방식으로 처리하고 있지만 문서관리는
수작업 수준이라는 얘기다.

이렇게 되면 정보관리의 연속성이 떨어지고 정보출력량만 늘어나게 된다.

전자우편의 등장으로 정보유통 속도는 획기적으로 빨라졌지만 이를 다시
출력해 보관하는 사례가 많은 것도 마찬가지다.

오히려 문서정보의 대량 생산체제를 유발, 문서정보의 중복이나 불필요한
정보까지 종이문서화하는 경향도 나타나고 있다.

문서 관리 방법에 디지털 개념이 도입되지 않은 탓이다.

EDMS의 필요성이 여기에서 나온다.

( 한 국 경 제 신 문 1998년 11월 23일자 ).