서울에 있는 한 중소기업은 최근 2년간 해오던 문서파기 기록관리를 중단했다. 파기 대장에 올린 출력문서가 진짜 파쇄됐는지 검증할 수 없어서다. 파쇄 현장에서 지켜본다고 해도 방대한 분량의 출력물을 일일이 확인할 수도 없다. 이 회사는 최근 파기 여부를 확인하는 시스템을 도입해 이 같은 고민을 해결했다.
소프트웨어업체 와우소프트의 출력물 파기이력관리 시스템이 기업체 보안 관련 솔루션으로 주목을 끌고 있다. 출력 문서를 단순히 파쇄하는 장비와 달리 종이문서 생성부터 파기까지의 이력을 체계적으로 관리하기 때문이다. 이 회사는 올초 출력물 보안과 관련한 12건의 특허를 활용해 통합 솔루션인 ‘프린트 체이서(Print chaser)’와 ‘페이퍼 엑스(Paper X)’를 개발했다.
기업이나 공공기관이 PC, 노트북, 프린터, 파쇄기 등에 소프트웨어를 깔면 기업 보안이나 개인정보가 담긴 내용을 출력할 때 통제할 수 있고 파기 확인도 가능하다. 보안 내용과 개인정보가 포함된 문서는 결재자 승인 없이 출력이 불가능하다. 출력 때는 누가, 언제, 어떤 내용을, 몇 부 출력했는지 모니터링할 수 있는 것이 특징이다.
출력 과정에서는 종이문서의 위·변조를 검증할 수 있는 것도 강점이다. 출력물의 원본 이미지 및 텍스트를 서버에서 저장해 두고 주민등록번호 휴대폰번호 보안키워드 등이 검색되면 출력을 차단할 수 있다.
출력물을 파기할 때는 예정된 날짜에 알람으로 알려준다. 파쇄할 때는 사용자 인증을 거친 뒤 해당 종이문서를 스캔해 내용을 서버에 저장한 다음 최종 파기한다. 관리자는 관리시스템으로 출력문서가 기일 내에 파기됐는지 확인할 수 있다. 배종상 와우소프트 대표는 “종이문서 출력을 통한 정보 유출이 적지 않다”며 “문서 파기 검증이 기업과 공공기관의 보안 이슈로 떠오르고 있다”고 말했다.
