PT는 청중과 교감하는 도구…직급 높을수록 능력 요구돼

프레젠테이션은 생각이나 주장, 제안, 요청, 설명 등을 시청각 자료를 활용해 청중에게 전달하는 작업이다. 한정된 시간 안에 메시지 전달을 완료해야 하고, 동시에 목적을 달성해야 한다는 부담감 때문에 흔히 어려운 것으로 인식한다. 여기에다 심리적 부담이 가중되면서 한층 어렵게 느끼는 사람들이 많다. 이러다 보니 프레젠테이션은 직장인들에게 두려움의 대상이다. 상사에게 업무보고, 거래처를 상대로 하는 영업, 프로젝트 수주 등 업무의 성패가 프레젠테이션에서 판가름나는 경우가 많기 때문에 더욱 그렇다.

실제로 비즈니스에서 가장 두렵고, 어렵고, 취약한 분야 중 하나가 프레젠테이션이다. 대학교에서 정식 과목으로 채택돼 체계적으로 교육 받아본 적도 없고, 많은 사람들 앞에 나서서 말하는 것에 익숙하지 않은 우리 교육방식과 정서에도 그 원인이 있다. 한 술 더 떠 대중 앞에서 우스갯소리를 하는 행위 자체를 ‘광대짓’으로 천시했던 게 불과 몇십 년 전의 일이다.

프레젠테이션은 말 잘하는 연설이나 웅변이 아니다. 발표자가 목적하는 대로 청중을 유도하기 위해 만들어진 설득 도구다. 급변하는 지식정보화사회에서 한정된 시간 안에 메시지를 얼마나 효과적으로 전달, 청중과 공감대를 형성하며 설득할 수 있는가에 따라 성패가 판가름나는 커뮤니케이션 방식이다.

프레젠테이션은 ‘잘 만들어진 파워포인트’도 아니다. 보조 기구에 불과한 파워포인트의 작성에 올인하다 보면 중요한 내용을 간과할 수 있다. 1990년대부터 2000년대 초만 해도 파워포인트의 비주얼이 프레젠테이션의 전부인 것처럼 여겨졌다. 아름다운 그림과 현란한 그래프, 번쩍번쩍 움직이는 애니메이션, 거기에 삽입된 효과음은 보는 사람들로 하여금 감탄을 자아내게 했다. 단조롭고 딱딱했던 플립차트(브리핑 차트)와 오버헤드프로젝터(OHP) 방식의 프레젠테이션 틀에서 벗어나 청중의 시선을 사로잡은 파워포인트는 발표자들에게 매력적인 도구로 떠올랐다.

#프레젠테이션의 진짜 목적

프레젠테이션의 목적은 크게 정보 제공, 설명, 설득이다. 목적이 정보 제공인 경우 발표자가 갖고 있는 정보를 청중과 나눠 갖기 위한 것이다. 목적이 설명인 경우는 새로운 규정이나 절차, 시스템 등을 청중에게 전달하기 위한 것이다. 목적이 설득인 경우는 정보 제공과 설명 등의 수단을 통해 청중이 발표자의 뜻하는 바와 같이 설득하기 위한 것이다.

다시 말해 프레젠테이션의 목적은 전하고자 하는 내용을 텍스트, 그래프, 다이어그램, 사진, 동영상 등의 콘텐츠 재료들을 사용해 정리하는 것이 목적이 아니라, 청중과 공감대를 형성하고 이해시키는 것이다. 중요하게 인식해야 할 점은 프레젠테이션의 목적이 파워포인트 슬라이드를 잘 만드는 것이 아니고, 청중으로 하여금 위와 같이 하도록 하는 것이다.

그러나 지금까지 대부분의 프레젠테이션 준비는 기획 단계에서부터 발표, 설명 자료를 멋지게 잘 만드는 일에 몰입했다. 그 결과 프레젠테이션에 대한 인식이 ‘슬라이드 잘 만드는 것’ ‘딱딱한 것’ ‘지루한 것’ ‘마지못해 참석하는 집회’ 등으로 고정관념이 형성됐다.

#수평적 소통체계 만든 PT문화

1990년대 중반까지만 해도 프레젠테이션은 직급 또는 서열이 낮은 사람들의 몫으로 인식됐다. 직장 상사는 그저 듣기만 하면서 간혹 고개를 끄덕이거나 예상치 않은 내용이나 형식을 지적하면서 존재감을 드러내는 것이 다반사였고, 그게 당연한 것처럼 여겨졌다. 그러나 미국에서는 회사의 최고경영자(CEO)가 직접 프레젠테이션하는 게 일반화돼 있다. 애플사의 스티브 잡스나 마이크로소프트사의 빌 게이츠가 대표적인 예다.

최근 한국에서도 인식이 바뀌고 있다. 직급이 높을수록 프레젠테이션 능력이 필수적으로 요구된다. 부하 직원들에게만 맡겨 둘 일이 아니라는 생각이 확산되고 있다. 각종 회의에서도 단순하고 형식적이고, 비합리적인 발표·설명보다는 데이터와 정보를 바탕으로 한 토론식 프레젠테이션이 효과적이고 생산적이라는 인식과 함께 필수적인 요소로 자리를 잡기에 이른 것이다. 파워포인트를 활용한 프레젠테이션이 지진 해일처럼 밀려들면서 전근대적 유물인 상명하복식의 경직된 의사소통 체계가 쌍방향의 수평적 방식으로 변환되기에 이른 것이다.

#유창한 말보다 알찬 콘텐츠로

직장인이라면 누구나 본인의 의지와 무관하게 프레젠테이션을 하게 된다. 비즈니스맨의 필수 요소인 프레젠테이션에서 발표자가 메시지를 확실하게 전하지 않으면 기획 과정에서 설정한 목표를 달성하기 어렵다. 이 때문에 최근에는 어떻게 하면 프레젠테이션을 통해 청중에게 메시지를 효과적으로 전할 것인지에 대한 방법을 심각하게 모색하는 사람들이 늘어나는 추세다.

평소에는 곧잘 이야기하다가도 사람들 앞에 서서 프레젠테이션을 시작하면 갑자기 말을 더듬는 등 주눅이 들어 제대로 의사표현을 못하는 사람들이 많다. 이런 현상은 심리적 부담에서 비롯되는 것으로, 지속되면 ‘무대 울렁증’으로 악화될 수 있다. 프레젠테이션에서 심리적인 부담을 떨쳐버릴 수 있는 길은 말을 너무 유창하게 잘하려고 애쓰지 않는 것이다. 프레젠테이션은 연설이나 웅변이 아니다. 유창한 말보다는 진실한 마음과 확신, 열정을 갖고 청중을 설득하는 작업이다.

한때 파워포인트로 작성한 비주얼 콘텐츠가 프레젠테이션의 전부인 것처럼 여겨지기도 했다. 예술작품을 무색하게 할 정도로 훌륭한 그래픽과 사진, 휘황찬란한 애니메이션으로 장식했다. 그러다 보니 파워포인트 슬라이드를 잘 다루는 사람은 어느 직장에서나 최고의 인기를 누리곤 했다.

지금은 파워포인트 사용이 보편화됨에 따라 파워포인트 작성 스킬을 익히는 것이 쉬워지고, 시각적인 콘텐츠가 주종을 이루는 프레젠테이션이 실질적인 효과를 얻지 못하는 경우가 많다는 걸 알게 되면서 개념의 변화가 왔다. 심플한 프레젠테이션에 확신과 열정으로 청중을 감동시키는 방식이 설득력을 높일 수 있다.

조맹섭 <카이로스 PT연구소장>