최근 전 산업에 걸친 정보기술(IT)화가 이뤄지면서 문서 생성 및 공유에 있어서 기술적인 변화가 급속히 일어나고 있다. 정보를 생산하고 공유,관리하는 방법이 디지털 방식으로 바뀌었으며,각종 문서의 정보들이 전자화된 문서로 변환되면서 활용도가 크게 증가했다. 국내 종이문서 관련 지출 비용은 A4용지가 연간 약 2천억원,종이문서를 제작·인쇄·운송·보관하는 관련 기업들의 지출이 연간 약 27조원의 시장을 형성하고 있다. 일반 대기업들은 보통 연간 발생하는 수천만장에 달하는 업무 관련 종이문서를 수백평 이상의 자료 보관용 창고에 별도로 보관하고 있다. 정부는 각종 종이문서를 전자문서로 대체해 문서 보관과 유통에 소요되는 비용을 획기적으로 줄일 수 있는 '전자문서이용촉진법' 제정을 서두르고 있다. 정부는 종이문서 보관을 의무화하는 30개 법령을 일괄 정비하고 각종 민원신청에도 전자문서가 통용될 수 있도록 함으로써 연간 1조원 이상의 비용이 절감될 것으로 전망하고 있다. 국내 전자문서 시장이 개별 고객에게 최적화된 서비스를 제공하는 EDMS,KMS,ECM 등의 기업 솔루션으로 확대돼 5천억원대의 시장을 형성하기에 이르자 다양한 국내 전자문서 솔루션 개발업체들은 원본 그대로의 파일을 전자문서 형식으로 변환해 관리할 수 있도록 해주는 전자문서 포맷 개발에 나서고 있는 상황이다. 전자문서 표준화가 수십년 동안 진행돼온 외국의 경우 이미 국제 표준화 기구(ISO) 및 국제 전기전자학회(IEEE) 등의 주요 국제 표준화 지정 기관들이 전자문서 표준 포맷을 지정해 운영하고 있다. 실제로 미국정부기록물보관소(NARA)의 경우 문서를 이미지 파일 형식으로 생성해 관리하던 것을 바꿔 전자문서 파일 형식으로 생성해 보관하는 등 전세계 주요 공공 기관 및 전세계 주요 기업들의 활용 사례가 크게 증가하고 있다. 공공 기관 및 주요 기업들이 범용성을 갖춘 전자문서를 작성 및 공유,전달하는 전체 과정을 혁신함으로써 업무 프로세스를 획기적으로 개선하는 것을 조직의 생산성 향상과 경쟁력 확보를 위한 최우선 과제로 삼고 있음을 묵과해서는 안될 것이다. Howuklee@adobe.com