高부가 업무 넣고 낭비 줄이는 '워크 다이어트'

Let"s Study
생산성 향상 전략 (2)

배스킨라빈스는 신제품을 개발하면 인기가 덜한 제품을 빼고 31개를 유지한다. 워크 다이어트를 하고 싶다면 배스킨라빈스의 룰을 따르면 된다. 배스킨라빈스 메뉴 크리에이터가 제품을 테스트하고 있다. /한경DB

많은 기업이 워크 다이어트의 결과가 당장 눈에 보이길 원합니다. 그런 의미에서 우리 회사의 낭비업무는 무엇인지 이를 어떻게 줄여야 할지를 구체적으로 찾아내는 워크 다이어트 작업을 합니다. 하지만 그 결과가 기대했던 수준에 미치지 못하는 사례가 많은데요. 시간과 돈을 들여 장시간 워크숍을 했는데도 불구하고 나오는 결과물이 뻔하기 때문입니다. ‘회의 시간을 30분으로 줄이자’ ‘보고서는 1페이지로 만들자’ ‘보고 단계를 줄여보자’ ‘대면 보고를 이메일 등으로 대체하자’ 등 누구나 예상 가능한 소소한 낭비요소만 줄이자 할 뿐 획기적인 변화를 가져오는 결과가 나오지 않습니다.

워크 다이어트를 하는 이유는 줄어든 근무시간 대비 성과는 그대로 유지하고 쓸데없는 일 대신 가치있는 일에 집중해 성과를 높이기 위해서입니다. 이 때문에 자투리 시간과 업무만 줄여서는 기대했던 효율성 향상이나 성과 개선을 보장하지 못합니다. 워크 다이어트를 제대로 하려면 일 자체를 과감히 없애야 합니다. 하지만 현실은 쉽지 않습니다. 이 일도 중요해 보이고 저 일도 중요해 보이기 때문입니다. 막상 내 일을 없애려니 연초에 잡은 핵심성과지표(KPI)가 사라지는 것 같아 불안하기도 합니다. 즉, 어떤 기준으로 일을 없애야 하는지부터 알아야 효과적인 워크 다이어트를 할 수 있습니다. 이를 위해서는 먼저 우리가 가진 워크 다이어트에 대한 통념부터 버려야 할 필요가 있습니다.

첫 번째로, 저부가가치 업무를 줄여 여력을 만든 뒤 고부가가치에 투입한다는 통념입니다. 자투리 시간을 절약해 고부가가치 업무에 투자하는 것이 가능할까요. 회의와 보고서 작성, 대면보고 시간 등을 줄여 확보한 시간을 부가가치가 높은 업무에 투여하기란 쉽지 않습니다. 커피값 아껴서 집을 사기는 어려운 것과 마찬가지죠. 과감하게 집부터 사면 자발적으로 커피값도 줄이고 다른 비용을 줄일 수 있게 됩니다. 따라서 기존 업무를 줄이기에 앞서 기존 업무 전체의 부가가치부터 따져보고, 우선 고부가가치 업무로 전환한 다음 부가가치가 낮은 업무를 제거해야 합니다.

일 없애기보다 더하는 작업 선행

먼저 부서 전체의 업무를 부가가치에 따라 나열해봅니다. 부가가치가 비교적 높은 업무, 낮은 업무, 거의 없는 업무로 분류합니다. 그다음 현재 하고 있진 않지만 추가할 경우 부가가치가 획기적으로 높아지는 업무가 없을지 생각해봅니다. 이런 업무를 혁신 업무라고 합니다. 아울러 기존 업무를 수행하는 방법이나 절차 또는 도구를 바꿀 때 효율성을 높일 수 있는 부분을 고민해봅니다. 이를 개선 업무라고 합니다. 부서의 기존 업무에 혁신 업무와 개선 업무를 더한 다음 어떤 업무를 없앨지 고민해보면 됩니다. 돌로 병을 채울 때 큰 돌부터 먼저 넣으면 작은 돌은 자연스럽게 버리게 되듯이, 일단 부서의 업무를 부가가치가 높은 것으로 구성한 다음 부가가치가 떨어지는 업무를 없애면 되는 것입니다.

역설적이지만 워크 다이어트에 성공하려면 없애는 것보다는 더하는 작업을 먼저 해야 합니다. 혁신하고 개선할 수 있는 고부가가치 업무를 먼저 더하고 나면 상대적으로 부가가치가 낮은 업무를 어떻게 줄이고 없앨 수 있을지를 자연스럽게 고민하게 됩니다. 워크 다이어트가 실패하는 이유는 부서 전체 업무의 부가가치를 올리는 방법에 대한 고민 없이 저부가가치 업무만 줄이려 했기 때문입니다.

두 번째는 워크 다이어트가 직원들의 워라밸을 위한 것이라는 통념입니다. 주 52시간 근로제 시행으로 야근이 많이 줄었습니다. 많은 기업이 직원들에게 저녁 있는 삶과 워라밸을 어느 정도 보장하고 있습니다. 이런 분위기 때문에 직원들은 워크 다이어트 목적이 워라밸을 위한 것이라고 오해하는 것 같습니다.

워크 다이어트는 업무체질 개선

워크 다이어트 활동이 기대만큼 효과를 거두지 못하는 이유 중 하나는 작업에 참여하는 직원들이 그 목적을 제대로 이해하지 못해서입니다. 워크 다이어트를 하면 업무시간이 줄어들어 지금보다 여유롭게 생활할 수 있을 것이라 기대하는 직원이 많습니다. 워크 다이어트를 직원 복지를 위한 것으로 착각하는 거죠. 업무 다이어트는 주 52시간 근로제로 인해 줄어든 업무시간 내에 성과는 그대로 또는 더 높게 유지하기 위해 하는 것입니다. 업무량을 줄이면서도 부가가치를 높이는 업무 효율성 향상이 궁극적인 지향점입니다.

제대로 된 워크 다이어트를 하면 처음에는 더 고통스러울 수 있습니다. 업무 강도와 밀도가 더 높아질 수밖에 없기 때문이죠. 고부가가치 업무를 더하고 저부가가치 업무를 덜어내려면 일이 더 힘들어질 뿐만 아니라 더 많은 고민을 해야 합니다. 직원들에게 워크 다이어트는 궁극적으로 워라밸을 목표로 하는 게 아니라 고성과를 지향하는 혁신 활동임을 다시 한번 강조할 필요가 있습니다. 워크 다이어트는 양으로 승부하던 것에서 벗어나 업무 체질 개선을 통해 경쟁력을 높이는 활동입니다.

세계적인 아이스크림 회사 배스킨라빈스는 제품 수를 31개로 유지합니다. 신제품을 개발하면 이를 추가하는 대신 인기가 덜한 제품을 빼고 31가지 제품 수를 지킵니다. 제대로 된 워크 다이어트를 하고 싶다면 배스킨라빈스의 룰을 따르면 됩니다. 가치있는 업무부터 먼저 더하고 저부가가치 업무를 없애는 접근 방법을 사용해보세요. 그리고 워크 다이어트에 참여하는 직원들이 업무체질 개선이라는 목적에 공감하고 참여할 수 있는 분위기를 먼저 조성해주세요. 경영진과 직원 모두 만족하는 워크 다이어트 결과를 얻을 수 있을 겁니다.

윤희정 < 피플앤비즈니스 교수 >