[지금 이곳에선] '세방기업 물류관리'..전자문서화로 업무효율 제고

기업에서 하루에도 수 백건씩 쏟아지는 업무관련 문서들은 일의 흐름에 장애가 되기도 한다.

문서가 어디에 있는지,문서양식을 어떻게 써야하는지 등을 찾다보면 정작 해야할 일을 못하는 경우도 많다.

또 방대한 분량의 문서에서 필요한 부분만을 골라 찾기는 여전히 어렵다.

그래서 기업들은 나름대로 기준을 만들어 이들 문서를 효율적으로 관리하기 위한 노력을 하고 있다.

그러나 수시로 바뀌는 현장업무 매뉴얼,절차서,지침서 등을 관리하고 개정하는 업무는 쉽지 않다.

세방기업은 수 천장에 달하는 기업 내부 문서를 한 사람이 관리한다.

모든 문서가 전자문서화 돼있기 때문이다.

문서의 개정 폐지도 손쉽게 처리할 수 있다.

이 회사는 컨테이너및 화물의 육상및 해상운송,하역,보관 등의 업무를 하는 물류전문기업이다.

종업원 1천3백명에 2천2백억원의 매출을 기록하고 있는 중견업체다.

본사인 서울을 비롯 부산 광양 마산 등 전국의 항구지역을 중심으로 15개 도시에 점소를 두고 있다.

물류회사이다 보니 대부분의 업무는 15개 점소에서 이뤄진다.

그러나 각 점소별로 다른 업무표준을 적용하는 경우가 많았고 이로 인한 비효율성이 문제가 됐다.

예를 들어 하역업무를 하더라도 부산 점소와 광양 점소간의 업무절차가 다르게 규정돼 있었다.

세방기업은 이런 문제점을 개선하기 위해 1998년 ISO품질경영인증을 취득키로 하고 우선 조직내부에서 발생하는 문서관리 체계를 정비키로 했다.

또 문서관리와 감사도 효과적이고 저비용으로 할 수 있는 방안을 찾게됐다.

그래서 도입한 것이 동양시스템즈의 " IT"s ISO"라는 품질경영시스템 솔루션이었다.

세방기업은 이미 98년에 로터스 노츠 그룹웨어와 인사.회계시스템을 도입했었다.

IT"s ISO는 별도의 작업없이 이 시스템에 쉽게 추가적으로 설치되기 때문에 도입과정에서도 큰 문제는 없었다.

지난해 7월 도입된 이 시스템의 가장 큰 특징은 표준화된 문서관리,전자결재,효율적인 감사관리 등을 가능하게 한다는 것이다.

문서관리 기능은 기업의 품질매뉴얼,업무 절차및 지침 등을 전자문서로 통합관리해준다.

이에따라 전국 어디에 있든 기업내 조직에서는 이들 문서를 조회하고 검색해볼 수 있다.

각 문서들은 자동화된 표준 업무흐름에 따라 배치돼 구성원들이 쉽게 찾아 업무에 적용할 수 있다.

따라서 하역일을 맡았던 근로자가 운송업무로 자리를 옮겨도 이들 문서를 검색해 쉽게 업무에 적응할 수 있다.

절차서 지침서의 개정 폐지 등도 신속하게 처리할 수 있다.

점소에서 작업이나 업무가 변경될 경우 지침서는 바로 수정돼야 한다.

그러나 상위결재자나 지점장 그리고 본사의 문서관리장 등에게 승인을 받은후 지침서를 교체하는데는 적어도 3~5일이 걸렸다.

그러나 이 시스템이 도입된 이후 전자문서결재로 처리되기 때문에 하루면 모든 절차가 마무리된다.

개정된 지침서를 데이터베이스에 끼워넣는 작업도 10분이면 된다.

이 시스템의 또다른 특징은 품질관리시스템에 따라 실제 업무가 수행되는지를 감사하는 기능을 제공하고 있다는 점이다.

본사 기획팀에서 내부감사계획을 수립하고 감사일정을 시스템내에 띄워주면 감사원들은 계획된 감사일정에 따라 어느 점소의 어느 부문을 언제 감사하면 된다는 것을 알 수 있다.

또 감사에 대한 구체적인 통보나 감사보고서 시정.예방조치사항의 발행 등은 모두 전자문서를 통해 이뤄진다.

최종감사보고서도 어느 장소에서나 시스템에 접속해 작성할 수 있기 때문에 시간을 대폭 줄일 수 있다.

감사때 체크할 항목들도 데이터베이스로 정리돼 있어 감사원들이 감사활동을 통해 얻은 노하우를 팀 전체가 공유할 수 있다.

이런 시스템을 도입하고 꾸준히 관리를 해온 덕분에 세방기업은 지난 10일 ISO9002 품질인증을 받았다.

인증범위도 일반화물 중량화물및 컨테이너 화물의 육로 철도수송 해송은 물론 하역 설치 보관 등 물류전반에 걸친 부문이다.

이 회사의 오충섭 과장은 "품질관리시스템이 도입된 이후 모든 문서가 전자문서화돼 단 1명이 모든 것을 관리할 수 있다"며 "이 시스템 덕분에 1년에 1~2번 실시되는 ISO인증 감사에도 쉽게 대처할 수 있다"고 말했다.

김태완 기자 twkim@ ked.co.kr