업무상 메일을 주고받을 때 불필요한 과정을 줄일 수 있는 방법은 없을까.

미국 직업교육 전문가인 케이틀린 킹은 직업정보사이트 '커리어콘테사(Career Contessa)'에 기고한 글을 통해 업무 이메일을 주고받을 때 더욱 효율적으로 의사소통할 수 있는 방법 세 가지를 소개했다.

첫 번째 조언은 항상 업무의 끝을 염두에 두고 시작하라는 것이다. 그녀는 의사소통의 본 목적은 문제해결에 있다는 점을 지적한다. 따라서 내 메일이 직접적인 행동을 일으킬 수 있도록 해야 한다고 이야기한다.

둘째는 첨부하는 정보나 자료보다 '당신의 통찰'을 강조하라는 것이다. 당신이 문제해결에 얼마나 중요한 역할을 하는지, 당신의 조언을 따르는 게 왜 도움이 되는지를 적극적으로 부각해야 한다. 이렇게 문제해결 능력을 갖췄다는 이미지를 굳히면 주변에서도 더 잘 반응하게 된다. 메일에서 수치나 사실만을 나열하지 말고 그것이 사업이나 프로젝트에 어떤 의미를 가지는지 설명해야 한다.

마지막으로 셋째는 읽는 사람의 반응을 예상하고 예상 질문을 미리 논의에 포함시키는 것이다. 질문과 답변에 소요되는 시간을 생략할 수 있어 좀 더 빨리 논의의 핵심으로 들어갈 수 있게 된다.

케이틀린 킹은 위 세 가지를 실천한 이후 주고받는 이메일이 20% 줄었다고 이야기한다. 또 "알아보고 나중에 연락주겠다"같은 모호한 답변이 없어졌다고 말했다.

유하늘 기자 skyu@hankyung.com