인터넷만 접속하면 'OK'

#1.구글코리아는 사장의 월간 공식 일정을 말단 직원들까지 훤히 알고 있다. 구글 홈페이지에서 제공하는 인터넷 캘린더로 일정을 공유하고 있는 덕분이다. 사장과의 미팅을 원하면 캘린더에 접속해 원하는 날짜를 미리 '찜'해 놓으면 된다. 일일이 비서에게 전화해 '사장님 이날 일정 어떠세요?'라고 물어볼 필요가 없는 것.

#2.네 명씩 팀을 짜 중간고사용으로 리포트를 작성 중인 대학생 A씨는 요즘 마이크로소프트(MS)의 웹 문서 도구인 '오피스 라이브 워크스페이스' 덕을 톡톡히 보고 있다. 팀장격인 A씨가 리포트 작성에 필요한 기초 자료와 학습 계획 등을 '오피스 라이브 워크스페이스'에 올려 놓으면 팀원들은 각자 집에서 인터넷에 접속해 내용을 공유하는 것.A씨로선 대용량 파일들을 PC에 묵혀 둘 필요가 없고,팀원들은 USB(휴대용 저장장치)로 번거롭게 내려받을 필요도 없다.



구글 MS 등이 경쟁적으로 웹 문서도구를 선보이면서 문서의 작성,저장,공유 방식이 바뀌고 있다. 'PC→이메일 혹은 USB→PC'가 기존의 문서 공유 방식이라면 이젠 'PC→웹←PC'와 같은 식으로 변하고 있는 것.

◆웹 2.0 시대의 문서 작성

웹 오피스의 가장 큰 장점은 '언제나 어디에서든' 작업이 가능하다는 것이다. 예컨대 공항에서 비행기를 기다리고 있던 중에 중요한 바이어로부터 납품할 제품에 대한 상세 정보를 급하게 요청받았다고 하자.만일 해당 파일을 자신의 PC에만 저장해 놨다면 바이어의 요구에 대응할 수 없겠지만 웹을 통해 파일 관리를 해온 비즈니스맨이라면 바이어에게 접근 권한을 주거나 공항 PC에서 파일을 내려받아 바이어에게 보내주면 문제를 간단하게 해결할 수 있다. 휴대폰 등 인터넷에 접속할 수 있는 기기라면 PC가 아니더라도 간단한 문서 작업이 가능하다.

실시간 공동 작업은 웹 오피스의 또 다른 장점이다. 같은 시간에 구글 문서도구나 '오피스 라이브 워크스페이스'에 접속한 다음 각자 문서 작업을 할 수 있는 것.편집 권한과 보기 권한자를 나눠서 관리할 수 있으며 권한을 부여받은 사용자는 해당 문서에 대해 모든 편집 상황과 누가 언제 문서를 작성하고 수정했는지 등 '히스토리'를 공유할 수 있다. MS는 MSN 메신저을 통해,구글의 경우 G메일을 열어 구글 토크라는 탭을 누르면 채팅이나 통화(스피커와 마이크 필요)도 할 수 있다.

PC 기반에 국한됐던 문서 작업에 비해 웹을 통해 문서를 관리하면 저장 공간도 훨씬 늘어난다. MS의 경우 약 1000개의 파일을 웹에 저장할 수 있도록 했다. 구글이 제공하는 기업용 G메일은 용량이 24GB에 달한다. 또 구글은 자체 검색 엔진을 활용해 간단한 키워드만 입력하면 구글 문서도구에서 작업한 각종 파일들을 손쉽게 찾아볼 수 있다.

◆구글,MS 웹 오피스 사용 방법

구글의 웹 문서도구를 이용하려면 구글 홈페이지에 접속,왼쪽 상단에 있는 '더보기'에서 '문서도구'나 '캘린더'를 클릭하면 된다. G메일로 들어갈 경우엔 해당 탭이 왼쪽 상단에 바로 표시돼 있다. MS가 제공하는 문서도구인 워드,엑셀,파워포인트 등과 유사한 문서 작업을 할 수 있으며 워드 등 MS 소프트웨어로 작성한 문서도 'import'를 클릭하면 그대로 첨부할 수 있다.

'오피스 라이브 워크스페이스'는 기존에 사용하던 윈도 라이브 메신저 아이디로 접속할 수 있다. 별도의 등록 절차 없이 홈페이지(officelive.com)에 접속하면 된다.

이 밖에 어도비가 제공하는 아크로바트닷컴도 파일 공유，저장，pdf파일 변환 온라인 문서편집기，온라인 회의 등을 제공하는 통합 온라인 서비스를 운영 중이다. 다만 한글은 지원되지 않는다. 국내에선 한글과컴퓨터의 씽크프리가 웹 오피스 서비스를 제공한다. 마이크로소프트 윈도가 아닌 다른 OS(운영체제)에서도 실행할 수 있는 웹 오피스다.

박동휘 기자 donghuip@hankyung.com