전자문서관리시스템(EDMS)을 구축하기 위한 솔루션으로는 전자문서관리(EDM)
와 이미지문서관리(이미징)시스템이 핵심이다.

여기에 컴퓨터출력광디스크관리(COLD)와 업무처리(워크플로)시스템 등이
부상하고 있다.

EDM은 문서가 어떻게 바뀌어 왔는가를 관리하는 버전제어, 보안관리기능과
함께 보존기간 등에 따라 자동으로 문서를 이관하거나 폐기하는 문서관리,
검색 등의 기능을 갖춰다.

이미징시스템은 서류나 캐털로그 사진 등을 스캐너나 카메라로 입력해
저장, 검색할 수 있다.

이미지문서를 수정하거나 전송하는 것도 가능하다.

이미징시스템을 구축할 때는 기존의 응용 소프트웨어와 연계할 수 있는지
등을 살펴 투자를 결정하는게 바람직하다.

신용카드신청서나 대출신청서 등을 단순히 스캐닝해 저장하고 검색하는
기능 외에 이들 문서가 내부 결재과정을 따라 유통돼 종이없는 사무실을
만들 수 있다는 점도 주목해야 한다.

COLD는 각종 보고서나 고객관련문서를 대용량의 광디스크를 이용해 저장
하고 검색하기 위한 시스템이다.

이 시스템은 금융권의 각종 거래내역이나 신용보고서, 보험회사의 사고
처리보고서나 판매보고서는 물론 의료기관이나 소매업체의 요금청구서 등에
폭넓게 적용된다.

워크플로는 그래픽화면을 이용해 처리해야 할 업무내용과 처리우선순위,
처리절차를 정해주는 시스템이다.

업무수행 상태와 문제점 등을 한눈에 파악할 수 있도록 업무흐름을 관리
하고 통제하는 기능도 지원하고 있다.

이밖에도 특정 단어나 문장을 입력, 원하는 문서를 검색해주는 전문검색
시스템(FTR)과 응용 프로그램을 실행하지 않고도 저장된 문서의 내용을
바로 확인할 수 있게 해주는 뷰어도 EDMS의 주요 핵심 솔루션에 속한다.

이들 솔루션은 필요한 환경에 따라 복합적으로 활용될수 있다.

( 한 국 경 제 신 문 1998년 11월 23일자 ).