사진=게티이미지뱅크
사진=게티이미지뱅크
보고서 작성하는 직장인의 고민

경영환경이 어려워질수록 보고서 작성 횟수와 재작업 시간이 증가하는 듯하다.
A기업이 2020년과 2025년 보고 관련 설문 조사를 했다.
대면/서면 중심이 71%→84%, 보고서 작성 시간 1일 이상 21%→37%, 결재 소요 시간 1일 이상 24%→53%, 보고서 재작업 2회 이상 63%→89%, 재작업 이유는 피보고자의 추가 요구(63%), 지시 불명확/이해 부족(13%)이다. 설문 결과를 보며 보고서 작성하는 담당자의 심정이 느껴지는가?

A과장의 고민이다. 보고서를 쓸 때마다 ‘내가 너무 디테일하게 쓰는 건가, 아니면 너무 요약한 건가’ 하는 고민을 자주 한다. 최근에 팀 내부 공정 데이터 분석 결과를 정리한 문서를 작성했는데, 어떤 파트에서는 “너무 전문적이라 이해하기 어렵다”는 피드백을 받았고, 또 다른 파트에서는 “왜 이 정도 수준밖에 안 되냐”는 지적도 받았다. 같은 보고서인데도 보는 사람마다 평가 기준이 달라서 어느 수준에 맞춰야 할지 혼란스럽다. 특히 윗선에서는 요약된 인사이트를 원하고, 실무자는 세부 데이터와 근거를 더 중요하게 보다 보니 하나의 문서로 모두를 만족시키는 게 쉽지 않다.

보고서는 기획/제안서와 달리, History 및 현황 중심, 정보 전달, Fact 중심, 실행 현황에 초점을 두고, 신속한 의사결정을 위해 필요하다면 언제든지 작성해야 한다. 보고서의 핵심 요건은 ①적시성, 기한을 넘기면 쓸모가 없어지며 ② 간결성, 장황하고 복잡하면 읽지 않고 ③ 명확성, 명확하지 않으면 기각된다.

보고서 작성 시, 체크 포인트

1 구성과 표현

- 제목과 구성이 주제에 부합한가?
-논리적 흐름이 매끄러운가? (소리 내어 읽어보거나 스토리텔링을 해본다.)
-결론은 타당한가?
-추상적이거나 애매한 표현은 없는가?

2 용어와 문장

-오자/탈자는 없는가?
-고유명사(회사명, 성명, 직위직책 등)에 오류는 없는가?
-숫자가 정확한가? 단위 표기가 적절한가?
-단위에 통일성이 있는가?

3 기타

-필요한 첨부가 모두 구비되어 있는가?
-페이지 링크 연결은 정확한가?
-페이지 번호가 틀리지는 않았는가?
-자료 출처는 제대로 기입했는가?

보고서를 잘 작성하는 직장인의 10가지 특징

어느 회사나 보고서를 간결 명료하면서도 예쁘게 작성하는 보고서 달인이 있다. 이전 근무했던 회사는 아래 한글을 사용했다. 파워 포인트와 워드에 비해 보고서를 보기 좋게 작성하는데 쉽지 않은 소프트웨어이지만, A과장의 보고서는 압도적 경쟁력이 있었다. 오죽하면 CEO보고서 작성은 전부 A과장에게 요청한다. 컨설팅 회사들의 보고서를 보면, 논리적 흐름과 핵심이 명확하다. 보고서의 형태가 통일되어 있으면서 주제에 대한 내용이나 구성이 깔끔하며 보기 좋다.

보고서를 잘 작성하고 보고하면 승인 받아오는 이들의 특징은 다음과 같다

하나. 평소 회사 또는 상사의 의중을 정확하게 파악하고 있다.
둘. 작성하는 보고서의 Scope, 방향, Output Image를 명확하게 파악하고 있다.
셋. 담당하는 일의 추진 계획(Sketch Paper)을 빠르게 작성하여 직속 상사와 협의하고 있다.
넷. 보고서에 담을 관련 자료를 다양한 루트를 통해 충분히 수집한다.
다섯. 관련 이슈 해결에 가장 적합한 분석 방법을 선택하고 대안을 모색한다.
여섯. 진행 상황을 직속 상사와 공유하며, 방향이나 내용을 수정하고 업데이트한다.
일곱. 최종 보고자까지 보고 마감 시한을 확실히 알고 그 이전에 보고를 완료한다.
여덟. 예상 문제점에 대한 사전 보고, 돌발 상황에 대한 신속한 보고를 하고 있다.
아홉. 보고서는 논리적 흐름과 핵심이 한 눈에 들어온다.
열. 보고서를 중심으로 적절한 타이밍에 핵심만 자신있게 보고한다.

<한경닷컴 The Lifeist> 홍석환 대표(홍석환의 HR전략 컨설팅, no1gsc@naver.com)

"외부 필진의 기고 내용은 본지의 편집 방향과 다를 수 있습니다."
독자 문의 : thepen@hankyung.com