사진=게티이미지뱅크
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누구에게나 하루는 동일하다.

조찬이나 인사 담당자 대상의 세미나에 참석하여 참석자와 이야기 나누며 묻는 질문 중 하나가 시간 관리다. 직장 생활을 할 때에는 직장이라는 틀에서 자유롭지가 못했다. 출장을 가야 하는 상황이 아니라면, 사전 예약 없이 방문하는 지인을 만나기가 쉽지 않을 정도로 30분 단위의 해야 할 일과 시간이 정해져 있었다.

누구에게나 하루 24시간은 동일하다. 하지만, 그 시간 동안 창출하는 성과는 판이하게 다르다. 굳이 성과가 아니더라도 하루를 보낸 만족도와 성취감은 다양하다. 하루를 마감하는 순간, “오늘 하루 의미 있었고, 만족스럽게 시간 관리를 했느냐?” 질문하면 몇 명이 매우 그렇다고 대답할까? 의미와 만족이 시간 뿐 아니라 물질적 비물질적 성과와 연계가 많을 것이다. 단순하게 시간을 의미 있고 잘 사용했냐고 하면 대부분 아쉬운 부분이 있다고 할 듯하다.

직원 중 한 명은 “바쁘다 바빠”를 연발하면서 매일 야근이다. 책상에는 많은 책과 서류들로 가득하고, 두 대의 모니터에는 여러 개의 창들이 떠 있다. 몇 일 씻지도 못한 듯한 외모와 피곤한 모습에 말을 붙이기가 쉽지 않다. 너무나 열심히 일하는데 성과는 별개이다.

성공하는 사람들은 어떻게 시간 관리를 할까? 멘토였던 김사장은 3가지를 강조했다.

1) 항상 우선순위 계획을 세워 시간을 관리한다. 아침에 출근하면 산하 조직장에게 금일 해야 할 6가지 우선순위를 전송한다. 출근 후 10분 이내로 전송되는 우선순위 과제와 그 시간은 산하 조직장에게는 하나의 룰이며 지침이었다. 6가지 우선순위에는 결과의 모습과 시간이 명시되어 있다. 최종 보고, 11시 30분과 같이 세부 내용이 포함되어 있다.

2) 시간을 절약하기 위해 메모한다. 김사장을 ‘메모광’이라고 호칭했다. 수첩을 가지고 다니면서 항상 적는다. 중요한 것은 메모 뒤에 시간이 명시되어 있다. 현장 불량 발견, 원인 파악 및 개선책 언제까지 메모가 되어 있다. 지시사항과 결정사항은 반드시 메모한다. 함께 일하면서 자신의 지시와 결정 사항에 대해 모른다는 말을 한 적이 없다.

3) 잠, 자투리 시간을 활용한다. 잠자는 시간은 항상 정해져 있었다. 김사장은 23시에 취침하고 반드시 5시에 기상한다. 매일 6시간을 취침 시간으로 정해 습관으로 가져간다. 하루 철저하게 시간 관리함에도 불구하고 김사장은 2시간 정도 자투리 시간이 발생한다고 한다. 이 시간에는 대부분 미진 업무 또는 중요 사안에 대한 심도 있는 생각을 하지만, 간혹 그리운 사람에게 전화를 한다고 한다. 김사장의 영향을 받아서인지, 필자도 아침에 일찍 일어나 6개 일의 우선순위를 정한다. 하루 중 습관으로 해야 할 일을 우선적으로 처리하고, 쓸데없는 일은 하려 하지 않는다. 낮잠을 거의 자지 않는데, 피곤해서인가 누우면 5분 이내로 자며, 한번 자면 중간에 깨는 일이 거의 없다.

상황별 시간 관리 방법

시간을 낭비하는 여러 요인이 있다. 기다림, 자투리 시간, 휴식, 주말, 의미 없는 일 등 다양하다. 가장 화가 날 때는 열심히 했는데 성과가 없을 때이다. 많은 직장인들이 한 달을 보내며 이번 달에 매우 바빴는데 결과가 뭐지? 무엇을 했지? 하며 허탈해 한다. 이런 상황이 발생되지 않게 하기 위해서는 일을 하면서 얻고자 하는 바를 명확히 해야 한다. 그 일의 성과물을 분명히 해 일이 마무리되었을 때, 성과가 창출되도록 해야 한다.

멘티들에게 약속과 관련하여 3가지 질문을 했다.
1) 내가 늦을 수밖에 없는 상황 발생 시, 어떻게 조치하고 있는가?
2) 연락 없이 상대가 늦을 때, 어떻게 조치하는가?
3) 약속을 정할 때, 나만의 원칙이 있는가?
대부분 상황을 즉시 알려 상대방과 소통하고, 상대방의 연락은 없어도 20~30분까지는 기다린다. 약속을 정한 후 반드시 문자로 그 결과를 전송한다.

사실 살며 아까운 시간은 기다리는 시간, 무의미하게 보내는 시간이다. 늦을 수밖에 없는 상황에는 출발부터 전화하고, 문자 또는 전화로 수시로 상황을 알려줘 불안하게 하지 않는다. 만약 약속이 본인에 의해 연기 내지는 취소되면 반드시 찾아가 사과를 해야 한다. 반대로 연락 없이 상대가 늦으면 어떻게 할까? 필자는 그 누구도 15분 이상 기다려 주지 않았다. 지금 생각하면 못됐지만, 아직도 시간 개념은 확실한 편이다. 약속을 정할 때에는 기본이지만 선약이 없는가 확인하고, 전날과 당일 반드시 확인 문자를 보낸다. 꼭 만날 상황이나 사람이 아니면 약속을 하지 않는 편이 현명하지 않을까?

자투리 시간에 가장 많이 하는 일은 책 또는 만화 보기, 아내와 대화 또는 산책이다. 집에 있으면서 TV는 거의 안 본다. 회사 다닐 때에는 50분 일하고 10분 쉬기의 원칙을 가능한 지켰다. 휴식 시간은 무조건 밖으로 나갔다. 주말은 운동과 책 읽는 것이 대부분이었고, 나머지는 모두 가족과 함께 했다. 31년 직장생활 중에 주말과 공휴일 회사 나간 것은 10번이 안될 것이다.

김사장은 자신은 아날로그 시대 사람이라 아직도 수첩으로 시간관리를 하는데, 홍대표는 무엇으로 하느냐 묻는다. 핸드폰 일정표와 수첩으로 한다고 하니, 디지털 시대에 맞게 시간 관리 웹을 찾아 활용하라고 한다. 옳은 말씀이다.

<한경닷컴 The Lifeist> 홍석환 대표(홍석환의 HR전략 컨설팅, no1gsc@naver.com)

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