상사에게 보고하는 3가지 방법
홍석환 대표(홍석환의 HR전략 컨설팅) 대표(no1gsc@naver.com)

조직장 앞에서는 제대로 표현을 하지 못하는 김과장
김과장은 평소 내성적이고 자기 표현에 서투른면이 있지만,
직무역량이 뛰어나고 새로운 아이디어를 문서로 표현하는 기획력이
타의 추종을 불허하는 핵심인재이다.
김과장에게 일을 맡기면 항상 기대한 수준보다 높고
신속하게 결과를 창출하여 특진을 하였고 업적고과는 대부분 S등급이었다.
금번 조직개편으로 새로운 조직장이 된 이팀장은
성격이 적극적이고 기다리는 것을 누구 보다 싫어했다.
철저한 자기중심의 리더로 누가 자기에게 건의하는 것을 꺼려했고,
자기가 시키지 않은 일을 하면 1시간 내내 왜 그렇게 했냐고 소리치며 화를 냈다.
하지만, 팀원들에게 일의 방향과 틀을 제대로 알려 주었고,
무엇보다 상사와의 관계는 매우 좋은 편이었다.
이팀장은 김과장에게 여러 번 일을 지시했는데
그때마다 지시한 내용이 아닌 김과장의 생각을 담아 오는 것에 대해 지적을 했고,
개선되지 않자 화를 내기 시작하였다.
김과장은 처음에는 차분하게 첫 장부터 하나하나 설명하려 했으나,
조직장이 기다려 주지 못하고 지시한대로 하라고 했다.
몇 번을 자신의 의도를 설명했으나 그때마다 이팀장으로부터 지적을 받았다.
내성적인 김과장이 한번은 1시간 넘게 크게 혼나고 난 후,
이팀장에게 논리적으로 자기표현을 하지 못하게 되었다.
문제는 이팀장이 떠나고 난 후에도
조직장 앞에만 서면 주눅이 들어 말을 더듬고 얼굴이 붉어지는 김과장이 되었다.

어떻게 상사에게 보고할 것인가?
일을 하다 보면 지시를 내리거나 보고를 하게 될 경우가 많다.
어떻게 지시 내리고 보고하느냐에 따라 성과는 천양지차이다.
오랫동안 함께 일한 사이라면,
눈빛만 보면 안다고 구체적으로 지시하거나 보고하지 않아도
일의 전체적인 내용과 결과에 대해 설명할 수 있다.
하지만, 성격이 다르거나, 서로가 잘 모르는 상태에서는
상사의 업무 스타일과 성격을 잘 알지 못하면
힘들게 일하고도 처음부터 다시 시작해야 하는 경우가 많다.
A회사는 조직장이 징검다리 역할만 하는 경우도 있다.
CEO의 지시사항이라며 담당자에게 제목만 알려 준다.
이렇게 일을 지시받으면 회사와 상사의 의중을 읽지 못하는 담당자는
CEO의 의도와는 다른 방향과 틀의 일을 하게 된다.
상사에게 언제, 어떻게 보고할 것 인지는 매우 중요한 일이다.
특히 상사의 기분 상태가 좋지 않으면 긴급한 보고라도 하기 어렵다.
언제 상사에게 보고해야 하고, 언제 입을 다물어야 할지를
결정하는 3가지 방법이 있다.

첫째, 평소 자신의 아이디어나 생각을 수시로 이야기하되,
상사를 도울 수 있는 사안에 국한하라.
상사의 성과나 업적 향상에 도움이 될 수 있는 사안에 대해
자신의 아이디어와 생각을 평소에 제공하는 식으로 관계를 만들어야 한다.
상사가 가장 싫어하는 직원은 지시하지도 않은 일을 다 끝낸 후 보고하는 경우이다.
설령 그 일이 중요한 일이면 칭찬을 해도 크게 할 수가 없다.
평소 수시로 찾아가 자신의 생각을 짧게 이야기하는 것이 중요하다.
상사에게 자신의 의견을 말할 때,
“내가 만약 조직장이라면 이렇게 하겠습니다”라는 식으로 이야기해서는 곤란하다.
제 생각의 핵심은 이것이고, 이것을 하면 이런 효과가 기대된다고
얻고자 하는 바와 성과를 짧게 이야기해야 한다.

둘째, 지시받은 일은 상사가 감동할 수 있도록 완벽하고 신속하게 보고하라.
지시를 하거나 보고를 받을 때, 일의 가장 바람직한 모습, 프레임워크,
빠져서는 안 되는 중점 내용에 대해 반드시 이야기해야 한다.
상사의 지시가 있으면, 그 일을 자신이 하고 있는 일 가운데 가장 먼저 해야 한다.
상사가 ‘내가 해도 이보다 더 완벽하고 신속하게 할 수 없다’는
감동을 받도록 일을 처리하는 것이 좋다.
일을 잘하는 사람은 리스크와 타이밍을 정확하게 파악하고 항상 앞서 처리한다.

셋째, 상사가 요청하고 허락할 때까지 참고,
확신이 서지 않으면 서면 보고와 선배를 대동하라.
상사의 다름을 인정해야 한다.
같은 상사라 해도 그 날 그 날에 상황에 따라 의사결정이 다를 수 있다.
상사가 원하는 바를 안다면 이야기를 이끌어 가기가 편하다.
하지만, 상사가 원하는 바가 분명하지 않을 때에는 가장 먼저 유념해야 할 사항은
상사가 좋아하고 잘하는 일에 대해서는
의견을 말하거나 아는 체하지 않는 것이 좋다.
자신이 좋아하고 잘 아는 일에 대해
직원이 와서 이래라저래라 하는 것을 즐기는 상사는 없다.
이런 일은 상사가 당신의 의견을 요청하거나 물어보기 전에는 참는 것이 좋다.
당신의 보고 내용을 상사가 받아들일 것 같지 않거나,
이팀장처럼 자신이 지시하지 않은 사안에 대해 화를 내는 것으로 소문이 났다면,
혼자 상사에게 말로서 보고하는 것은 최악이다.
말보다는 초기 보고서 형태로 갖고 들어가
어느 부분이 매끄럽지 못해 도움을 요청한다는 식이 옳다.
상사의 의중에 맞지 않을 듯한 긴급을 요하는 보고의 경우에는
선배와 함께 들어 가 일의 진행 결과를 설명하고 도움을 받는 것이 좋다.

홍석환 한경닷컴 칼럼니스트

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