"사내 회의실도 더이상 공짜가 아니다"

부서내 업무계획부터 기업 전체의 중요한 전략까지 모든 정책이 결정되는
회의실.

그러나 회의실은 항상 부족하다.

기업내 모든 일은 회의로 시작해서 회의로 끝나기 때문이다.

이같은 문제를 해소하기 위해 최근 일본 기업들에서는 회의실 사용 유료화
바람이 확산되고 있다.

니치맨의 도쿄본사.

각층에 마련된 회의실 앞문에는 "오전 10시~오후 6시:2천엔(시간당),
그밖의 시간:1천엔"이란 알림판이 붙어있다.

요즘 이 회사내 모든 부서는 회의실을 이용할 때 이와같은 기준으로
요금을 내야 한다.

니치맨이 회의실 사용료 징수제도를 도입한 것은 지난 95년.

도쿄본사를 중심으로 불기 시작한 전사적 업무개혁운동인 "뉴오피스(New
Office)"계획의 일환으로 시행에 들어갔다.

니치맨서비스의 이와타 관재부장은 이 제도 도입배경에 대해 "항상 회의실
이 부족하다는 불평을 많다. 더욱이 회의실 운영에도 돈이 든다. 회의시간
자체도 사실상 비용이다. 이 모든 문제를 해결하고 전 사원들에게 비용절감
의식을 심기위한 것"이라고 설명한다.

니치맨은 이에따라 사내 모든 회의실 관리를 총무부문 담당 자회사인
니치맨서비스에 맡기고 사용료를 철저히 징수토록 했다.

물론 사용료는 회의실 운영에 사용했다.

그 결과 비효율적인 회의실 이용관행이 사라져 도쿄본사의 경우 회의실
이용률이 종전 80~90%수준에서 40%대로 뚝 떨어졌다.

그만큼 불필요한 회의가 없어진 셈이다.

가전판매사인 오무론도 "수익자부담 원칙"에 따라 지난해부터 회의실
사용을 유료화했다.

시간당 사용료는 때와 장소에 따라 2천엔부터 9천엔까지.

JTB(일본교통공사)는 이미 20년전부터 각 부서별 회의예산을 별도 책정해
회의실 사용시 돈을 거둬왔다.

일본휴렛패커드는 오는 11월부터 이 제도를 도입할 예정이다.

이 회사는 시행과정상 완벽을 기하기 위해 "예약료"도 별도 징수할
계획이다.

이 제도 도입을 준비해온 부동산부의 오다 부장은 "아침 일찍하는 회의는
요금을 할인해주고 야간에는 할증하는 시스템을 도입할 방침"이라고 말한다.

일본업계에 이처럼 회의실 사용료 징수제도가 확산되고 있는 것은 각
부서별 채산성을 중시하는 기업이 늘고 있는 것과 무관하지 않다는 게 경영
전문가들의 견해다.

또 "안되는 기업이 회의가 많다"는 통상적인 인식이 확산된데 따른
것이라는 분석도 나오고 있다.

< 정종태 기자 >

(한국경제신문 1997년 8월 25일자).