월드그린에너지포럼(WGEF)은 2000명이 넘는 참가자들이 몰려 혼잡을 빚을 것으로 보인다. 따라서 참석자들은 미리 행사 순서와 프로그램을 숙지할 필요가 있다.

행사는 경주 현대호텔 지하 1층 컨퍼런스 홀과 다이아몬드홀 토파즈홀，2층 오팔룸과 마호가니룸에서 열린다.

참가자는 컨벤션홀 앞 로비에 마련된 데스크에서 등록을 하고 ID카드를 발급받아 회의장에 입장하면 된다. 인터넷 등을 통한 사전 등록자에게는 발표자료집이 포함된 기념품과 중식쿠폰이 무료로 제공된다.

9일 오전 9시부터 시작되는 분과 분야별 세션별에는 동시통역 서비스가 제공된다. 토파즈홀에는 국내외 연사들을 위한 프리뷰룸과 참가자들을 위한 인터넷 라운지가 마련된다. 참석자들은 행사 종료 후 각 연사들의 발표자료를 온라인을 통해 다운로드받을 수 있다. 9일과 10일 세션을 마친 뒤에는 행사 참가자들이 인적 네트워크를 구축할 수 있도록 칵테일 리셉션이 마련된다. 11일에는 월성원자력발전소와 경주 명승지 탐방행사가 열린다.