지일상 < 한국CA 사장 > 기업의 정보기술(IT) 시스템이 비즈니스 성패를 좌우하는 초석으로 자리잡은지 오래다. 그래서 기업들은 자사 IT를 보다 효율적으로 사용해 업무효율성과 비용절감이라는 두마리 토끼를 잡으려 동분서주한다. 해마다 신기술 견학 및 교육차원에서 적정수의 직원을 IT컨퍼런스나 세미나 등에 보내고 이러한 참관 자체를 신기술 획득과정의 하나로 간주한다. 그러나 모든 사람이 매년 컨퍼런스에 참가할 수 있는 것은 아니다. 기업들은 보다 효율적 참관을 위해 어떻게 참가자를 선정하고 어떤 컨퍼런스에 보낼 것인가를 고민해야 한다. 교육은 기업이 도입한 기술을 보완할 수 있는 투자다. 제품판매자인 벤더가 주최하는 행사든,사용자그룹이 중심이 되는 행사든,IT컨퍼런스 참가비용은 연간 지출의 개념으로 기획하고 예산도 책정해야 한다. 몇 가지 간단한 규칙만 따른다면 정보획득 및 다른 사용자들과의 교류를 통해 전체적인 컨퍼런스 참가 비용을 넘어서는 이익을 얻을 수 있다. 첫째,참관자의 선별이다. IT 컨퍼런스 참관을 직원개인에 대한 포상차원에서 이해해서는 안된다. 즉 사전에 참관 목표를 분명하게 규정하고 사후에는 참관성과를 평가해야 한다. 그리고 향후 IT컨퍼런스 일정을 공표한 후 컨퍼런스에 관심을 가지고 주도적으로 참관을 준비하는 직원을 찾아낸다. 그 직원이 해당 컨퍼런스 참관의 필요성과 함께 자신과 회사에 어떤 도움을 줄 것인가를 구체적으로 설명하도록 한다. 평가결과 당초의 참관 목표를 달성하지 못하는 경우가 발생하더라도 이같은 평가 과정은 IT컨퍼런스에 진지하게 접근하는 직원과 공짜여행의 기회를 노리는 직원을 구분하는 데 유용하다. 둘째,컨퍼런스 구성이다. 사실상 거의 모든 벤더가 매년 컨퍼런스를 개최하고 관련 사용자그룹을 운영하고 있다. 1년동안 새로 개발된 신기술을 파악하는 것이 목적이라면 다양한 하드웨어 벤더와 소프트웨어 벤더를 만나볼 수 있는 멀티플랫폼 컨퍼런스를 선택한다. 주요 IT벤더와 업계의 전문가들은 물론 해당 기술의 사용자들까지 참가하는 컨퍼런스를 찾는 것이 중요하다. 이를 통해 기업은 향후의 계획 수립에 필요한 정보와 현재의 시스템 구현에 필요한 정보를 파악하고 최적 실용사례를 습득할 수 있다. 특정 비즈니스 이니셔티브를 위한 참관의 경우,해당 주제에 적용되는 기술에 초점을 맞춘 행사를 찾는다. 예를 들어 IT보안에 관한 컨퍼런스나 바젤II 컨퍼런스 등이다. 셋째,효율적인 참관 세션을 계획하고 이를 공유한다. 컨퍼런스에 다녀온 직원들은 보고서를 제출하고 자신이 얻은 정보를 공유하며 프로젝트 및 지속적인 교육에 대한 권고안을 제시해야 한다. 어떤 컨퍼런스든 전체적인 지출대비 효과에 초점을 맞춰야 한다. 컨퍼런스 참관 효과는 참관자가 만드는 것이다. 기조연설은 기술이 나아가는 방향에 대한 로드맵을 제시하고 업계 전문가들의 개별세션 및 실습기회는 기술구현,일상적인 활용,문제해결에 대한 풍부한 정보와 지식을 제공한다. 참관자는 휴식시간이나 식사시간,파티 등에서 다른 사람들과의 교류기회를 극대화해야 한다. 컨퍼런스 참관효과를 높이기 위해서는 팀원 전체가 각 세션들을 검토한 후 가장 중요한 세션 세가지를 선택한다. 참가할 세션에 대해 우선순위를 부여하고 이에 대한 승인 과정을 거친다. 물론 번거로운 일일 수도 있다. 그러나 소수의 선택받은 직원만이 근무환경에서 벗어나 프로젝트 및 프로세스 개선에만 집중해 관련 정보를 얻을 수 있는 1년에 한번밖에 없는 기회임을 상기하자. 이는 마치 달탐사에 나섰던 우주인과도 흡사하다. 누구나 갈 수 있었던 것도 아니고 많은 것을 조사하고 알아내야 했으며,머무를 수 있는 시간은 가용자원에 따라 제한돼 있었다. 그리고 귀환 후에는 그들이 가지고 돌아온 지식을 많은 이들과 공유할 수 있었다. 이로써 전세계 인류가 달 착륙과 탐사를 함께 공유했음을 잊지 말자.