화상회의시스템은 공간을 초월해 직접 만나서 얘기하는 것과 같은 효과를
올리는데 궁극적인 목적이 있다.

이를 위해서는 같은 책상에서 서로의 자료를 살펴보고 대화를 나누면서
할 수 있는 모든 일들이 화상회의중에도 가능해야 한다.

화상회의시스템이 단순한 화상전화와 구별되는 것은 상대방의 얼굴을 마주
볼 수 있을 뿐만 아니라 자료를 수시로 그때 그때 교환하고 수정할 수
있다는 점이다.

이같은 개념의 화상회의시스템을 구축하는데 있어 가장 중요한 요소가
바로 "화이트 보드"다.

화이트보드는 마치 칠판처럼 회의 참가자들이 각자의 자료를 함께 펴놓고
수정할 수 있도록 돕는다.

화이트보드를 채용한 화상회의시스템에서는 회의참석자들의 얼굴뿐만
아니라 각자가 갖고 있는 자료가 모니터 한편에 나타난다.

화이트보드를 이용해 참석자들은 멀리 떨어져 있는 상대방의 자료를 자신의
PC를 통해 보면서 즉석에서 고칠 수 있고 상대방과 얘기를 나누면서 같은
자료를 검토할 수 있다.

또 화이트보드에 들어있는 매직펜을 이용하면 모니터위에 표시된 문서에
줄을 긋거나 강조점등을 나타내 참석자들이 함께 돌려볼 수 있다.

화이트보드는 얼굴을 서로 지켜볼 수 있는 영상대화기능보다 훨씬 회의
생산성을 높이기 때문에 최근에는 이를 별도로 떼어낸 문서회의 시스템이
인기를 얻고 있다.

서로의 얼굴 모양새를 살필 필요없이 문서내용이나 회의내용만을 공유
하고자 하는 사람들에게는 화이트보드와 문서공유 소프트웨어를 중심으로
한 "도큐먼트 컨퍼런스 시스템"이 환영받고 있다.

이 시스템은 화상회의시스템에 비해 속도가 빠르고 데이터 전송에 큰
문제가 없는 것이 장점이다.

또 도큐먼트 회의시스템은 거의 실시간으로 다른 사람의 PC화면을 볼 수
있고 데이터를 상호 교환할 수 있다.

예를들어 사용자가 PC에 문제가 생겼을 때나 컴퓨터에서 하는 작업을
공유해야 할 경우 전문가가 사용자의 화면을 동시에 봄으로써 문제를 올바로
파악할 수 있다.

이와함께 모든 참가자들이 서로 대화내용을 타이핑해 볼 수 있도록 하는
"채트 윈도즈"가 개발돼 원활한 의사교환을 돕고 있다.

(한국경제신문 1995년 3월 23일자).